Esta Política explica, em português claro, quais dados pessoais o FalaNota coleta, por que coleta, com quem compartilha, por quanto tempo guarda e o que você pode exigir da gente. Ela vale para o atendimento pelo WhatsApp e para o painel web.
1. Quem é o responsável pelos seus dados
FalaNota é a marca. A empresa responsável pelo tratamento dos seus dados pessoais (o controlador, na linguagem da LGPD) é a O2TRAX Serviços Financeiros Ltda, inscrita no CNPJ sob o nº 26.749.914/0001-43.
Canal oficial para qualquer assunto de privacidade, inclusive para exercer seus direitos e falar com o nosso Encarregado de Proteção de Dados: contato@falanota.com.br. É o mesmo endereço para dúvida, reclamação e pedido de exclusão — você não precisa procurar outro canal.
2. O resumo, em cinco linhas
- A gente coleta o necessário para emitir a sua nota fiscal e falar com você no WhatsApp.
- Quando você manda um áudio, ele é transcrito em texto para que a Naia entenda o pedido. O arquivo de áudio não fica guardado; a transcrição fica.
- Nota fiscal é documento com prazo legal de guarda: os dados fiscais ficam conosco por 5 anos, mesmo se você cancelar.
- A gente não vende seus dados e não usa suas conversas para anúncio.
- Você pode pedir acesso, correção ou exclusão a qualquer momento em contato@falanota.com.br.
3. Que dados a gente coleta
A coleta acontece de três jeitos: o que você manda para a Naia no WhatsApp, o que você digita no painel web e o que é gerado automaticamente enquanto você usa o produto.
- Identificação no WhatsApp: o número de telefone com que você fala com a Naia e o nome do seu perfil, entregues pela própria plataforma do WhatsApp quando você nos manda mensagem.
- Mensagens de texto: o conteúdo do que você escreve para a Naia, incluindo o que você conta sobre o serviço prestado, o cliente e o valor.
- Mensagens de áudio: o áudio que você grava é recebido, convertido em texto e usado para entender o pedido. O arquivo de áudio não é armazenado nos nossos bancos de dados; o que fica registrado é a transcrição em texto, junto do resto da conversa.
- Dados cadastrais e fiscais do seu negócio: CPF ou CNPJ, razão social ou nome, endereço, inscrição municipal e estadual quando houver, regime tributário, enquadramento no Simples Nacional e CRT (código de regime tributário).
- Dados dos documentos emitidos: descrição do serviço ou produto, valores, impostos e os dados do seu cliente (o tomador) que você informar — nome ou razão social, CPF ou CNPJ e endereço.
- Certificado digital A1: quando você envia seu certificado para que a gente assine suas notas, o arquivo e a senha são guardados de forma cifrada e usados apenas para assinar os seus documentos.
- Dados da conta no painel: e-mail, senha (guardada como hash, nunca em texto puro) e registros de acesso.
- Dados de cobrança: plano contratado, situação de pagamento e os dados necessários para emitir a cobrança. Dados completos de cartão são tratados pela instituição de pagamento, não por nós.
- Registros técnicos: data e hora das requisições, identificadores internos e mensagens de erro, usados para segurança e para investigar problema.
4. O que acontece com o seu áudio
Este é o ponto que mais gera dúvida, então está separado: o áudio que você manda para a Naia é baixado da plataforma do WhatsApp, enviado a um serviço de transcrição automática (speech-to-text) e transformado em texto. É esse texto que a Naia lê para entender que nota você quer emitir.
Terminada a transcrição, o arquivo de áudio é descartado: ele existe apenas em memória durante o processamento e não é gravado em disco, em storage nem no nosso banco de dados. A transcrição em texto, sim, é guardada junto ao histórico da sua conversa, porque é ela que registra o que foi pedido e permite continuar o atendimento de onde parou.
Se você ligar a preferência de receber a resposta em áudio, o texto da resposta da Naia é enviado a um serviço de síntese de voz para virar o áudio que chega no seu WhatsApp. Essa opção é sua e fica desligada por padrão.
A gente não usa o conteúdo das suas conversas para treinar modelos de inteligência artificial.
5. Para que usamos e com que base legal
A LGPD (Lei 13.709/2018) exige que todo tratamento tenha uma finalidade específica e uma base legal. As nossas são estas:
| O que fazemos | Por quê | Base legal (LGPD) |
|---|---|---|
| Receber e interpretar suas mensagens de texto e áudio | É como o produto funciona: você fala, a Naia entende e a nota sai | Execução de contrato — art. 7º, V |
| Emitir NFS-e, NF-e e NFC-e com os seus dados e os do seu cliente | É o serviço que você contratou | Execução de contrato — art. 7º, V |
| Transmitir o documento à prefeitura ou à SEFAZ e guardar o XML | A emissão só existe se o documento chegar ao órgão, e a guarda é obrigatória | Cumprimento de obrigação legal — art. 7º, II |
| Consultar dados públicos do seu CNPJ na Receita Federal | Para apurar o regime tributário real em vez de chutar, o que geraria nota errada | Execução de contrato — art. 7º, V |
| Autenticar seu acesso, prevenir fraude e abuso e manter registro técnico | Segurança da sua conta e do serviço | Execução de contrato e legítimo interesse — art. 7º, V e IX |
| Cobrar a assinatura e tratar inadimplência | Para manter o serviço no ar | Execução de contrato — art. 7º, V |
| Prestar suporte e responder você | Para resolver o seu problema | Execução de contrato — art. 7º, V |
| Mandar novidade, convite de lançamento ou material de marketing | Só se você pediu; dá para sair quando quiser | Consentimento — art. 7º, I |
6. Com quem a gente compartilha
Compartilhamos apenas com quem é indispensável para o produto funcionar ou para cumprir a lei. Cada um recebe o mínimo necessário e está proibido de usar os dados para finalidade própria.
- Meta Platforms (WhatsApp): é o canal por onde a conversa acontece. Suas mensagens passam pela infraestrutura da Meta, sujeitas também à política de privacidade dela.
- Serviço de transcrição de áudio (speech-to-text): recebe o áudio para devolver o texto. Hoje usamos a Groq, com sede nos Estados Unidos.
- Serviço de interpretação de linguagem (o cérebro da Naia): recebe o texto da conversa para entender o pedido e formular a resposta. Hoje usamos a Maritaca AI, empresa brasileira com processamento no Brasil.
- Serviço de síntese de voz: recebe o texto da resposta para gerar áudio, e só é acionado se você ligar a resposta em áudio. Hoje usamos o Google Cloud Text-to-Speech.
- Provedor de integração fiscal: recebe os dados do documento para assiná-lo com o seu certificado e transmiti-lo ao órgão competente.
- Prefeituras e Secretarias de Fazenda (SEFAZ): recebem o documento fiscal. É exigência legal, não é opcional.
- BRy Tecnologia: autoridade de registro que emite o certificado digital, quando você contrata o certificado através da gente.
- CNPJá: consulta de dados públicos de CNPJ na Receita Federal, usada para apurar o seu regime tributário.
- Instituição de pagamento (Sicoob): processa a cobrança da assinatura.
- Seu contador ou escritório de contabilidade: apenas se você autorizar o vínculo.
- Autoridades públicas: quando houver ordem judicial ou obrigação legal, nos limites do pedido.
A gente não vende seus dados pessoais, não os cede para corretor de dados e não os usa para publicidade direcionada. Nunca.
Fornecedor pode mudar. Se trocarmos um deles, esta Política é atualizada com o nome novo — a lista acima é para valer, não é ilustrativa.
7. Transferência internacional
Parte dos fornecedores acima opera fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos (é o caso da Meta, da Groq e do Google Cloud). Isso significa que, para o produto funcionar, alguns dados pessoais são tratados no exterior, conforme o art. 33 da LGPD.
Nesses casos, contratamos o fornecedor sob os termos de tratamento de dados que ele oferece, exigindo compromisso de segurança e confidencialidade compatível com o padrão da LGPD, e enviamos apenas o dado necessário para aquela etapa. A interpretação da conversa, que é onde passa o maior volume de conteúdo, roda hoje em fornecedor brasileiro, com processamento no Brasil.
8. Por quanto tempo guardamos
| Dado | Prazo | Motivo |
|---|---|---|
| Documentos fiscais emitidos, XML e dados da nota | 5 anos após a emissão | Prazo legal de guarda de documento fiscal; vale mesmo se você cancelar a conta |
| Dados cadastrais e fiscais do seu negócio | Enquanto a conta existir, e depois pelo prazo de guarda das notas já emitidas | São parte do documento fiscal que precisa ser guardado |
| Arquivo de áudio enviado à Naia | Não é armazenado | É descartado assim que a transcrição termina |
| Transcrição do áudio e histórico da conversa | Enquanto a conta existir, ou até você pedir a exclusão | É o registro de como a nota foi pedida e o que permite continuar o atendimento |
| Certificado digital A1 e sua senha | Até o vencimento do certificado ou até você pedir a remoção | Sem ele não há como assinar suas notas |
| Dados da conta e registros de acesso | Enquanto a conta existir, e por até 6 meses depois | Segurança e apuração de incidente (art. 15 do Marco Civil da Internet) |
| Dados de cobrança | 5 anos após a última transação | Prazo legal e prescricional de cobrança |
Encerrada a finalidade e vencidos os prazos legais, os dados são eliminados ou anonimizados.
9. Como protegemos
- Tráfego cifrado em trânsito (HTTPS) em todo o produto.
- Certificado digital e senhas de certificado guardados cifrados, com chave separada da base.
- Senha de acesso guardada como hash, nunca em texto puro.
- Acesso administrativo restrito, com registro de auditoria das ações sensíveis.
- Limite de uso por telefone, para conter abuso de número comprometido.
Nenhum sistema é 100% imune. Se houver incidente de segurança com risco relevante para você, comunicamos você e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) nos prazos legais, dizendo o que aconteceu, que dados foram afetados e o que fizemos.
10. Seus direitos e como exercer
A LGPD te dá direitos sobre os seus dados, e eles valem aqui sem burocracia:
- Confirmar se tratamos dados seus e acessar esses dados.
- Corrigir dado incompleto, inexato ou desatualizado.
- Pedir a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dado desnecessário ou excessivo.
- Pedir a portabilidade dos seus dados para outro fornecedor.
- Pedir a eliminação dos dados tratados com base no seu consentimento.
- Saber com quem compartilhamos seus dados.
- Revogar o consentimento, quando foi ele a base do tratamento.
- Se opor a tratamento feito com base em legítimo interesse.
Para exercer qualquer um deles, escreva para contato@falanota.com.br. Respondemos em até 15 dias. Podemos pedir uma confirmação de identidade antes de liberar ou apagar dado — é proteção sua, para ninguém pedir os seus dados no seu lugar.
Um limite honesto: nota fiscal já emitida tem prazo legal de guarda e não pode ser apagada a pedido. Se você pedir exclusão, apagamos o que a lei permite apagar e explicamos, item por item, o que precisa ficar e até quando.
Se você achar que não resolvemos, pode reclamar à ANPD, a autoridade nacional responsável por fiscalizar a LGPD.
12. Crianças e adolescentes
O FalaNota é um produto para quem tem CNPJ ou atua profissionalmente e não se destina a menores de 18 anos. A gente não coleta dado de criança ou adolescente de forma consciente. Se identificarmos, eliminamos.
13. Mudanças nesta Política
Quando esta Política mudar, a data de atualização no topo muda junto. Se a mudança for relevante — fornecedor novo, finalidade nova, prazo diferente — avisamos você pelo WhatsApp ou por e-mail antes de ela valer.
Dúvida sobre qualquer ponto: contato@falanota.com.br. FalaNota é um produto de O2TRAX Serviços Financeiros Ltda · CNPJ 26.749.914/0001-43 · falanota.com.br
Este é o política de privacidade. Veja também Termos de Serviço.